Как выбрать систему автоматизации управления и учета?

Рано или поздно необходимость в автоматизированной системе учета возникает перед каждым руководителем, который стремится развивать и улучшать свой бизнес. Как и любое решение, это требует взвешивания ожидаемого эффекта по отношению к затратам - финансовым, временным и кадровым.

Прежде всего, компания должна осознать необходимость в проведении изменений. Часто это осознание является следствием неудовлетворенности результатами деятельности и смутным пониманием причин таких результатов.

Определение проблем, которые мешают развитию предприятия – первый шаг к их устранению.

·         сложности с планированием,

·         путаница в учете,

·         невозможность увидеть картину деятельности целиком и правильно оценить ситуацию на предприятии,

·         ведение учета занимает слишком много времени и ресурсов,

·         нерациональная загрузка сотрудников,

·         отсутствие «прозрачности» учета,

·         не хватает информации для принятия решений о структурных изменениях,

·         нет удобного инструмента управления – все это причины задуматься о внедрении системы автоматизации.

Чем яснее и четче заказчиком будут обозначены проблемы и цели предприятия, тем быстрее и качественнее произойдёт постановка задач, будет определен и утвержден подробный план работ,  стоимость и сроки внедрения системы.

В случае, когда понимание наличия проблем уже есть, но самостоятельно определить их не получается, правильно будет воспользоваться услугами консультантов и заказать предварительное обследование.

Грамотные специалисты, обладающие значительными опытом и знаниями, позволяющими выявлять проблемы предприятий разного профиля - неотъемлемая часть компании, предлагающей услуги внедрения системы.

Важным пунктом подготовки к внедрению системы является готовность выделить специалистов, которые будут участвовать в проекте со стороны заказчика. Можно смело утверждать, что без этого шага вероятность успешного внедрения стремится к нулю.

И, наконец, важно понимать, по каким критериям следует выбирать программное обеспечение и предприятие, осуществляющее его внедрение:

•       Функционал. Он должен быть минимальным, но достаточным для предприятия и решать именно те задачи, которые помогут компании развиваться, сокращать затраты и увеличивать доходы.  Кроме того, функционал должен учитывать специфику предприятия. Часто бывает так, что функционал «коробочных» решений включает много лишнего или наоборот – не включает необходимого, а предлагаемые западными гигантами IT-рынка решения требуют серьёзных  финансовых затрат. 
  

   Следовательно, система должна обладать функционалом достаточным для реализации как можно большего количества задач, иметь при этом возможности гибкой и лёгкой настройки, а её итоговая стоимость должна быть адекватной.

• Грамотные специалисты. Любые системы автоматизации требуют настройки и адаптации «под клиента». Процесс внедрения системы включает множество этапов, от постановки задач до обучения пользователей и внутреннего тестирования. Для успешного внедрения специалисты исполнителя должны обладать исключительными знаниями о системе, которую собираются внедрять, обладать опытом и знаниями о ведении учета в разных сферах деятельности и понимать, как именно применить систему так, чтобы заказчику "помогло".

Мало кому хочется потратить деньги даже на качественный товар, который не удастся подстроить под свои нужды.

• Поддержка и сопровождение. Чем больше разных вариантов сопровождения предоставляет компания-внедренец, тем легче заказчику подобрать удобный для себя. Хорошо, когда есть из чего выбирать - стандартное пакетное обслуживание, индивидуальные схемы, поддержка по необходимости, обучение пользователей заказчика для возможности самостоятельного сопровождения и т.д.
• Возможность задействования своих специалистов во внедрении и дальнейшем сопровождении. Не всем понравится перспектива полностью зависеть от компании-разработчика. Для решения этого вопроса необходимо убедиться, во-первых, в наличии открытого кода и возможностей  конфигурирования, а во-вторых в готовности внедренцев обучить пользователей самостоятельной поддержке и администрированию системы.
• Возможность доработки и расширения. Если компания делает скачок в развитии, меняет направление деятельности  или участвует в слиянии нескольких предприятий, то хорошая система всегда может быть расширена, дополнена необходимыми модулями. Важными моментами при этом являются, собственно, возможность, удобство и стоимость расширения. Например,

o   в крупных западных системах настроить какие-то небольшие или специфические участки, внести изменения и добавить новый функционал бывает настолько затратно, что некоторые компании предпочитают использовать для этих целей отдельное, более дешевое программное обеспечение. В итоге на предприятии используется лоскутная система учета и отсутствует единое информационное пространство со всеми его плюсами.

o   «коробочные» решения часто не имеют качественных средств автоматической интеграции, ручное объединение конфигураций оказывается дорогим и сложным, а в итоге все равно получается не цельная система, а отдельные решения, обменивающиеся данными между собой.

• Стоимость адекватная функционалу.

Это тот минимум, без которого автоматизированная система для управления предприятием становится не инструментом к развитию бизнеса, а отдельным, затянутым и малоэффективным проектом.

Решения на базе BSI полностью соответствуют вышеуказанным критериям.

• Наличие функционала для решения задач любого уровня и сложности: ERP-система (система процессно-ориентированная, реально соответствующая концепции ERP в отличие от многочисленных манипуляций термином), платформа BSI Foundation со встроенными средствами конфигурирования (распространяется бесплатно), отдельные решения на базе BSI Foundation разного масштаба, дополняющие друг друга;
• Среди специалистов, работающих с системами на базе BSI, присутствуют бизнес-консультанты, аналитики, постановщики, программисты и тестировщики со значительным опытом настройки бизнес-процессов и внедрения системы BSI в разных областях – торговле, производстве, финансах и др.
  
       Наши специалисты знают и понимают принципы работы множества видов деятельности, используют отработанные и зарекомендовавшие себя схемы и методологии консалтинга и внедрения, и искренне заинтересованы в том, чтобы система и их работа принесла реальную пользу заказчикам. Что, к слову, периодически вынуждает нас отказываться от проектов  – клиенты недостаточно готовы к внедрению, не осознают всего масштаба или когда проблемы в компании решать нужно не с помощью системы автоматизации учета.
• Обновления и сопровождение системы BSI. Обновления выпускаются по принципу непрерывной поставки ПО (Continuous Delivery). Изменения базовой конфигурации должны храниться в отдельном пространстве. Обновления касаются базовых и отдельных блоков системы, не затирают внесенных пользователем изменений, если они сохраняются в отдельный, «пользовательский» каталог. Обновление происходит автоматически, даже если пропущены релизы. Предоставляются в рамках сопровождения или единоразово, по договорной стоимости (в зависимости от пропущенного объема обновлений). Стоимость и варианты сопровождения могут оговариваться отдельно, в зависимости от потребностей, наличия собственного специалиста поддержки и т.д.
• Система BSI является открытой и мы готовы обучать как специалистов заказчика, так и партнеров не только работе с системой, но и основам настройки, поддержки и администрирования.
• За счет единой платформы масштабирование системы происходит просто и быстро – любой новый функционал встраивается в существующую систему (в отличие от систем, которые функционируют совместно с помощью обмена информацией); 
• Стоимость внедрения ERP-системы значительно ниже стоимости внедрения крупных западных систем, в основном, за счет простоты и, как следствие, более низкой стоимости внесения изменений в систему. При этом функционал позволяет настройками решать самые сложные задачи, с которыми массовое коробочное решение просто не справится без огромного количества доработок. Кроме того, был выпущен ряд небольших решений (управление проектами, зарплата и кадры, CRM, документооборот, бухгалтерский учет, управление деньгами, УТФ (Управление Типовой Фирмой) - аналог 1С УТП, и т.д.), стоимость которых доступна и для мелких предприятий
• Возможности для партнеров. ПлатформаBSI Foundation распространяется бесплатно и имеет встроенные механизмы для быстрого конфигурирования проекта, описания модели данных и визуального проектирования экраны пользовательского интерфейса. Поддержка работы с Visual BasicScript, JavaScript, XML, SQL позволяет расширить возможности разрабатываемых приложений и решать низкоуровневые задачи.

Группа компаний Бизнес Сервис, разработчик систем на базе BSI, успешно работает на рынке Украины с 1999 года.